Zdarzenie uznaje się za wypadek przy pracy na podstawie ustalenia jego okoliczności i przyczyn, w szczególności przez:

• zabezpieczenie miejsca wypadku w sposób pozwalający odtworzyć jego okoliczności,
• dokonanie oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadanie warunków wykonywania pracy i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku,
• przesłuchanie poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala,
• przesłuchanie świadków wypadku,
• zebranie innych dowodów dotyczących wypadku, uznanych za niezbędne.

Kwalifikacji prawnej zdarzenia dokonuje zespół powypadkowy lub pracodawca z udziałem specjalisty BHP.
Stwierdzenie, że zdarzenie nie jest wypadkiem przy pracy, wymaga uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia.

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku - nie później niż w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia o wypadku - podmioty sporządzają protokół powypadkowy, którego wzór jest określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie trybu uznania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru protokołu i terminu jego sporządzenia (Dz.U. nr 236, poz. 1992).

Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany, drugi egzemplarz pozostaje w podmiocie ustalającym  okoliczności wypadku, trzeci egzemplarz przekazywany jest do jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Poszkodowany lub członek jego rodziny może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, o czym zostają pouczeni przez podmiot sporządzający protokół wypadku.